1. PRÉAMBULE ET OBJET DU DISPOSITIF DE LANCEUR D'ALERTE

Le présent document est conclu pour définir la procédure de lanceur d’alerte et s’applique à l’ensemble du personnel travaillant dans l’entreprise.

Pour être efficace, le système d’alerte doit être largement connu et pleinement compris par tous ses utilisateurs. C’est pourquoi, cette Politique détaille le cadre du dispositif, ses caractéristiques principales, ainsi que les droits et obligations des personnes concernées.

2. MISE EN OEUVRE DE LA LOIS SAPIN 2 RELATIVE AUX LANCEURS D’ALERTE

La loi Sapin 2 a introduit dans la législation française la notion de lanceur d’alerte.

A. QUI PEUT ETRE LANCEUR D’ALERTE ?

• salarié de la société, ancien salarié ou candidat à l'embauche,

• actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale,

• collaborateur extérieur ou occasionnel,

• cocontractant de l'entreprise, sous-traitant ou membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.

B. L’AUTEUR D’UNE ALERTE DOIT

• être une personne physique,

• avoir eu personnellement connaissance des faits qu'il signale,

• agir de bonne foi et donc ne pas déclencher une alerte abusive dans le but de nuire à autrui,

• agir de manière désintéressée, à savoir sans bénéficier d'un avantage ou d'une rémunération en contrepartie de son alerte,

• procéder à une divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.

C. QUELS FAITS PEUVENT FAIRE L’OBJET D’UNE ALERTE?

• Cette personne physique révèle ou signale de manière désintéressée et de bonne foi un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d’un engagement international, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général dont elle a eu personnellement connaissance,

• Ce signalement peut être fait en interne et en l’absence de réaction ou en présence d’éléments graves, il peut être fait en externe auprès des organismes compétents (autorités judiciaires, ordres professionnels, etc...),

• Le signalement ne peut être fait que si le lanceur d’alerte a eu personnellement connaissance des faits allégués (pas de déduction ou de supputation). Il doit en outre agir de manière désintéressée et de bonne foi.

3. PROCÉDURE D’ALERTE INTERNE

A. TRANSMISSION D’UNE ALERTE

Si une personne souhaite émettre une alerte, elle peut choisir d'effectuer un signalement interne selon les modalités définies ci-dessous, notamment lorsqu'elle estime qu'il est possible de remédier efficacement à la situation par cette voie et qu'elle ne s'expose pas à un risque de représailles.

Vous devez le signaler à La direction Ethique et Conformité du groupe IFS soit :

Par courrier postal :

IFS - Group

Direction Ethique et Conformité Bogoods - CONFIDENTIEL

1 rue Foch

67 452 Mundolsheim

Par courriel : 

alerte-ethique@group-ifs.com

B. CONTENU DE L’ALERTE

L'auteur du signalement est invité, dans la mesure du possible, à :

• indiquer la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause et une description détaillée des faits,

• transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés à l'article 1er, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise,

• fournir des coordonnées permettant un échange avec le destinataire de l'alerte (adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).

Les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte.

C. SUIVI DE L’ALERTE

Accusé réception et recevabilité de l’alerte :

Le référent nommé par l’entreprise doit accuser réception du signalement auprès de son auteur, du délai et des modalités dans lesquels il sera informé des suites données.

Recevabilité de l’alerte :

Le référent cherche à établir si les faits relatés dans l’alerte sont avérés et les conclusions à en tirer.

Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte.

L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte.

Traitement de l’alerte recevable :

Les alertes recevables sont traitées selon les principes directeurs énoncés ci-dessous :

• De manière diligente, le Référent Alerte mène une enquête sur les faits rapportés par l’émetteur. A cette fin, il a le pouvoir, dans l’exercice de ses fonctions, de consulter les documents internes et de solliciter les personnes susceptibles de l’éclairer sur les faits. Il applique un principe de pertinence et de minimisation des données collectées et traitées, y compris en communiquant aux personnes sollicitées le caractère confidentiel de l’enquête.

• Selon la nature et la gravité des faits, le Référent Alerte peut se faire assister dans l’enquête par des collaborateurs de l’entreprise et/ou des experts externes. 

• Dès réception de l’alerte, le Référent Alerte identifie si des mesures doivent être prises pour assurer la protection des personnes et des biens et la préservation des preuves.

• Lorsque le Référent Alerte estime avoir suffisamment d’éléments pour conclure son enquête, il la clôture et transmet ses conclusions au management concerné.

A ce titre, il peut :

• Recommander que l’alerte soit classée sans suite si les faits ne sont pas avérés ou ne nécessitent aucune action complémentaire,

• Émettre des recommandations sur les suites à donner à l’alerte.

4. CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DU LANCEUR D’ALERTE

Le Référent garantit la stricte confidentialité du recueil des faits et des personnes concernées et détruit les éléments d’identification à défaut de suite.

En application de l'article L 1121-2 du Code du travail aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l'orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte en respectant les conditions légales

En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu'elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d'alerte, ce dernier n'est pas pénalement responsable (C. pén. art. 122-9).

La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est passible de 2 ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9).

Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d'un an de d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I).

DIFFUSION DE LA PROCÉDURE

Le présent dispositif est diffusé à l’ensemble des salariés de l’entreprise et accessible directement sur le site internet de Bogoods pour les parties prenantes.